个人知识管理_网络信息的有效保存

从地球到冥王星距离的10倍,什么概念?这张图不是我做的,我不知道原创是谁,但是我对它印象颇深。互联网信息量确实太大了!所以“知识管理”被很多人提上了日程,它“热”得不是没有理由。但这个话题太大了!是长期的,需要持续的一项事情。不管怎样,大家似乎达成了共识:获取——保存——学习——传播/共享——创新,学知识是一个循环往复的过程。

百度一下,“个人知识管理”,相关网页多达约5,300,000篇!其实,无论是搜google维基百科搜索到的,Googlereader鲜果订阅的,或者微博关注者推送的,还是IM聊天工具(MSN、QQ、Gtalk)和邮件中交流的,网上信息的“获取”有多种途径。每天淹没在互联网浩如烟海的信息里,常常头晕目眩,天天埋怨时间不够用,到底有没有好的办法来解决,管理好我从互联网上获得的信息呢?我的思路是更好地保存信息+ 标记和引用+ 推动传播。今天先整理一下自己在“保存”上的心得。


一.    保存分类

在眼花缭乱的互联网服务中,有太多信息,有意思或者有用的,但保存后老实说,真没多少时间和精力去回顾。所以在选择保存工具时我会结合保存的目的、方法、内容类型和重要程度进行分类。如:


 

 

 

 

 

 

 

我们整理碎片化知识更多是为了方便检索和调用。所以我大致将信息做如下保存处理:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二.    选择工具

以前的做法:看到好的文章,就把网站添加到系统的收藏夹,按个人、学习资料、网络工具、流行小网站等文件夹形式管理,结果几年下来,存了无数个,还是非常不便:

1、 常常不知道某网页该放在哪个文件夹下。

2、 换了台电脑就没辙了。

3、 想找某一篇文章或一个网址很费时间,得打开几级文件夹。

4、 最后找到的网页已经无法打开,要花好长的时间整理。

5、 最可悲的是,到头来发现95%的网页信息保存后再也没看过。

这种保存收藏,不但没有起到方便的作用,反而成了累赘。

现在的做法:三步曲,想清楚为什么要保存?保存在哪里?用什么工具?

1.  Firefox书签工具栏

虽然现在我还只能算是个初级用户。选择Firefox(火狐)保存网页,有三点:

将每天几乎都会打开的网站固定在书签工具栏。直接拖拽网页标签至书签工具栏——右键——属性——清除名称里的内容,工具栏上只显示常用网站图标(如图)。

 

将某几条天中打开频率过高的网页标签直接缩短成图标保存在标签栏。FaviconizeTab扩展实现,且关闭Firefox后,记忆功能会在下次启动时恢复这些保存的窗口,只是如果存了太多,启动的时候比较慢。(如图)注:4.0新版Firefox无需插件,直接右键固定网址即可实现。

 

随时一键存下发现的偶尔会用到的网页标签到书签。一键点击地址栏最后的星状图标 就可以把站点保存为书签。通过标签分类来管理,能更有效的管理和搜索。

2.   Instapaper

快速阅读的速食文化时代,我还会有如下情况:

l  找到想读的东西,但当时没有时间

l  快速浏览后还想细细品味

l  失效了的网页还想再看到

l  随时继续阅读。换不同工具,电脑、手机、ipad。

l  随地。在路上或者旅途中可阅读喜欢的文章。

这个时候,需要用Instapaper。它是保存网页稍后阅读的工具。点击Read Later,它可以是微博中的某一条内容,可以是Google reader中的某一订阅。这里有很好的介绍,基于Instapaper的阅读穿越

3.   google书签

尽管del.icio.us是当前很流行的在线书签服务,Firefox里也有个Xmarks插件也是同步书签的。但,对我来说,我不想安装插件、不适应英文服务、不想做其它设置、且已有Google帐号,所以Google书签对我来说非常的方便。

l  同步公司和家里电脑的书签库。可导入和导出firefox的书签。

l  经常更换电脑上网。需要在任何一部电脑里都可以随时访问这些收藏得网页。

l  当做备份。避免因一不小心重装系统丢失苦心保存的网站。

4.   Google Reader订阅

发现好的的新闻源和博客源。我是直接添加到Google Reader。它保存的好处在于:

l  自动获取更新的内容

l  阅读不受地点影响具有连贯性,不用担心我上次看到哪的问题。

l  方便管理内容。如用“星标”、“喜欢”、“标签”功能来分类管理。

l  方便的退订。对于已保存了的内容源再筛选。

日积月累,订阅内容多了,也会有压力,我认为可以让RSS阅读器成为个人重要的知识管理工具 ,决不要依赖于此而是努力让订阅变得更有意义

5.   wiz知识管理工具

其实从网上获取的信息,从类型上看无非就是这么几类。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

不同格式的内容,都可以承载一定的知识,有各自的保存价值。之前主要是针对有价值的网页和站点的快速收集和调用。有时候,只是需要网页中某部分的信息,如:

l  网页正文。只保存有用的信息,不要广告之类——需要仅保存正文

l  截图。有些网页,不允许保存——需要快捷键截屏,如onenotes下的win+s。

l  网页、文字片段。有时候聊天窗口的对话也很有保存价值——需要保存选中部分

l  撰写的注解类文字。网页中部分文字触发了你的某些想法——需要批注、写便笺

l  文件。常看到免费的资料立刻下载,下载后却一直没看过——需要存储空间

这些有很多工具可以实现,文字、链接、文档、截屏等保存到OneNotewiz都可以。其它文件如音频、视频、电影,可保存到优酷优盘。我选择用Wiz相对于onenotes工具 ,wiz知识管理工具免费、小巧、移动互联。值得一提的是Wiz拥有强大的网页收集能力,提供了“保存正文”“保存完整网页”和“保存选中部分”等方式。Wiz为文字的快速记录、撰写,文档(及与其相关的多媒体、图表等资料)的收集、保存、分类、检索、编辑、输出和回顾,提供了一套完整的解决方案。

6.   Flickr、Yupoo等网站存储

一般发现喜欢的图片,或者保存在本地,或者保存在网络。尽管firefox只需拖拽一下即可方便的实现图片收藏功能,却不方便管理,而专业的FlickrYupoo等网站都能很好地为我们存储,管理,还能分享。所以网络上获取到的图片、壁纸往往因为这些原因我会存在网站:

l  备份。

l  腾出电脑硬盘空间的。

l  随时随地调用,分享的。

出于稳妥,安全考虑,较为隐私的内容我不会上传到网站或者网盘。

7.   SugarSync网盘在线存储同步更新

信息的保存其实还涉及到同步和备份。信息的同步,也是相当关键的一环。将想同步的信息同步到网上以后,不但可以在公司和家里使用统一的内容进行学习、编辑、利用,更可以在路上使用手机访问。比如:

l  经常使用多台电脑——需要自动在线存储信息。

l  经常需要编辑文档——自动更新同步的信息。

l  经常需要用优盘拷贝文件——可随时调用和分享的信息。

l  省下笔记本空间——需要在线存储或作为备份的信息。

借助一些优质的“免费服务”满足自己的存储备份、同步更新需要,SugarSync网盘初体验还不错,不多说了。总之,存在网盘,快速而方便的访问至关重要。更多网盘可参见国内云存储领域的七雄争霸

提示:个人隐私的文件、图片的存储备份其实可以选择 硬盘/ 移动硬盘、U盘/ 邮箱,甚至刻录成光盘,也许非网络或者说多种备份方式相对更安全些。

8.   用outlook管理联系人信息

这个工具实现的是对网络中“人”的保存。有时候确实因手机丢了后找不到需要联系的那个人而苦恼。也可以用Gmail,但因为我用outlook来统一收发多个邮箱的内容,所以对于有价值的人的联系方式我通过outlook联系人来管理。它保存人的便捷在于:

l  自动记忆曾使用的联系地址。

l  经常给固定的几个人发邮件。可利用通讯组更便捷。

l  快速找到联系人。可利用字母定位、单位、类别、搜索等多种方式查找。

l  备份。可导入导出,同步到手机等。

l  记录与联系人的各种信息往来。

9.   小结

面对网络上大量的信息,先对所需保存的信息进行分类,然后选择合适的保存工具,这样既保存了有用的信息,还能够不迷失在庞大的信息中。 需要注意的地方

l  知识管理工具的选择。这些功能不可忽视:导入方法,排序,去重,检索,偏好设定。这个选择很重要,随着时间的累积,需要管理的信息越来越多,换工具可不是简单的事。

l  快捷键冲突的问题。键盘上的windows徽标键和N键,在onenote 2003/2007启动状态下都是截屏快捷键。这里与wiz这两个键有冲突,可修改解决。

l  内容的归类和组织的问题。对信息的归类和组织结合目录和标签的方法,能更快速的实现访问。

l  针对文件。建议采用统一文件名的方式便于管理:作者——分类——文档名——日期——版本。

我认为,不能只注重对内容的保存。保存其实就一个动作。如果仅一键收藏,便不再问津,那便毫无意义。所以,保存的出发点就是对所保存的信息的利用。保存工具的最大价值在于确保信息的管理更新,交流分享,并借此创造有用的内容更便捷。

 

你有什么更好的保存建议?