精美的文档——BOSS一见你就笑

一份精美的文档就像是一张漂亮的名片,总是能给对方好印象。如果你不是白手起家,创业半生,一家独大,那么你必定有一位老板,想让BOSS一见你就笑?从最基本的文档开始。

每位老板都有自己的审美观——严肃点,国企央企的大BOSS也一样。文档美不美,顺不顺眼,老板说了算,所以具体问题要具体分析的话,应该先掌握老板的审美习惯。这个挺简单,看以前同事的报告风格——或者更进一步,看BOSS自己的文档风格——就一目了然了。如果我们这篇文章只给你一个人看,到这里就可以结束了,但是不行,那么多读者,我们总得提供一点放之四海而皆准的东西。

就是大众的基本审美。

人们总会对一个事物有个基本判断。人们对于平面文档的审美要求源远流长,远看从唐宋就开始讲求书本的装帧纸张,近看每天有无数网页设计师为网站怎样才能更漂亮挠头不止。所以说,真的不止你一个人在操心这件事。

文档也可以有审美体验

文档以页面的形式呈现在读者面前,这就好像一个网页,或者一页书,所以一篇文档需要注意些什么,从网页的设计布局就可以看得出来。

“打开纽约时报的主页,其”档案记录报”的严谨稳重风格便扑面而来,黑色的字体,深蓝色的标题,简约的网页设计结构,并不丰富的色彩,清晰的栏目导航和链接,让在线读者能够清晰阅读,快速找到自己感兴趣或有价值的文章。”

很舒服的设计,结构疏朗,留白合理,布局齐整,而这也是一篇精美的文档必备的首要要素。

从上面那段话我们也可以看出,评论者对于这个页面的称赞主要来自:

  1. 具有说服力的标题。这里所说的具有说服力,除了标题内容的精炼明了,还有鲜明醒目的标题样式。作为整篇文章的关键所在,文档的标题样式设置是至关重要的。好的标题应该醒目且简练,让读者在第一时间对整篇文档的风格与中心有所了解。
  2. 合适的字体。一般来说,正式文档都会使用宋体、黑体或者微软雅黑等传统字体,不仅是因为排版方便,更因为作为读者最熟悉的字体,它们不会对读者形成阅读障碍。
  3. 合理的整体架构。Word为用户提供了非常完备的格式编辑功能,每一个字,每一段的格式都可以作个性化编辑,但一篇普通的文档不是海报设计,过多的变化只会让文档看起来更加混乱。Word2007用户可以用”更改样式”按钮一次完成对标题、字体、行距的设置,非常简单有效的方法。如果有其他要求是样式集无法完成的,也可以自己单独设置。PS: Word07格式、分级标题、表格设置:http://www.pcworld.com.cn/how_to_use/1/2008/0115/13805.shtml
  4. 舒服的页面色彩。礼仪专家金正昆先生曾说过这么一句话:”一个人要穿着西装,打着领带向我走来,我先不听他自报家门,我喜欢把他身上的颜色数一数。以我的经验,身上不超过三种颜色的一般是’正规军’,四种颜色一般是’游击队’,五种颜色以上我一般不理他,因为没办法跟他沟通。”金先生是在讲服装搭配原则,文档用色亦同此理。普通的文字性文档,用色如果超过三种,便很容易显得杂乱无章。前面提到的纽约时报,主色也只得三种,红,黑和浅蓝。过多的色彩会喧宾夺主,盖过内容,实际上也是影响了内容信息的传达。因此在编辑文档的过程中,用色不宜过多,而且也不应产生强烈对比。

文档必不可少的几个部分

除去正文内容与格式的编辑,一篇文档想变得”精美”,还需要做更多努力。

  1. 纸张的选取。纸张大小和方向,页边距与页面底纹的设置,很简单的事,所要遵循的原则也就是越简单越好。
  2. 页眉和页脚。公司logo、个人签名,一切痕迹化的东西最终都会被归类处理,页眉一般来说就肩负着这样的使命,在不起眼的地方表明文档的归属。页脚则自由得多,一般来说只起到显示页码的功能。
  3. 自动生成的目录。长文档不可避免地需要用到目录,这很大程度上是为了给读者一点心理安慰,让读者在看到文档的前三分钟就能大致了解文章的主要内容,而不是花上一两个小时读完整篇文档。自动生成目录的好处就在于省了编辑很多时间,即使文档需要修改,也不必担心改过之后的文档会和目录对不上号——自动生成,当然也会自动修改。需要注意的只是在前期写作过程中,一定要事先编辑好大小标题的样式,以便于电脑自动识别各类标题。
  4. 引用文件格式的统一。如果文档中需要插入十张以上的图片,每一张色调都不一样,大小和格式也各异,那么即使文档本身编辑得再精美,加了图片之后也只会被毁得一塌糊涂。所以说引用外部文件时,将它们格式统一处理是很重要的一件事。这些外部文件包括图片和链接,统一格式和大小,统一链接的长度和样式(用短缩网址)。

丰富的内容形式

我们可以通过各种方式来增加文章的可读性,比如添加说明图片,添加内容延伸的链接,或者是最基本的表格和图表——要知道很多时候,用几百字都说不清楚的一个问题,我们往往可以通过一个直方图来搞定。丰富的内容形式会对文档产生意想不到的影响,它可以弱化读者阅读的疲劳感,更重要的是对文章内容的表达有不可估量的作用。

一切为了内容服务

总而言之,言而总之,为文档的”精美化”所作出的一切努力都指向一个目的:信息的良好传达。一份精美的文档让读者心情愉快,也让读者更好地接受文档中所提供的信息与观点。以上所列的各种方法也许并不全面,实际操作中对于文档的精美化也并不是一朝一夕可以完成的事。归根到底,做一份精美的文档是在考验你的审美水准,只有通过长期的积累和学习才能完成得更好。