与他人共享 Word 文档之前还可以做的事

收到同事和客户发来的Word文档,经常能在文档里看到很多“额外”的信息,这些细节要么会暴露你的态度,要么会让你丢失机会。曾经就在招标文档里看到过修改以前的给另外一个公司的报价,可以说是粗心,也可以说是Word用的太马虎。

1.标记文档的为最终状态

主要的目的是帮助您防止审阅者或读者无意中更改文档。如果确定要修改,做一下反向操作即可。

标记为最终状态命令将文档设置为只读,以防止对文档进行更改。在将文档标记为最终状态后,键入、编辑命令以及校对标记都会禁用或关闭,文档变为只读形式。另外,文档的“状态”属性会设置为“最终”。

  • 单击“Microsoft Office 按钮 ,指向准备,然后单击标记为最终状态

2.删除文档中的隐藏数据和个人信息

如果需要发送给别人,这项命令非常有必要运行检查一次。

  • 在原始文档的副本中(建议在副本中操作,删除后不可逆),单击“Office 按钮 ,指向准备,然后单击检查文档

Word 文档可以包含下列类型的隐藏数据和个人信息:

批注、修订中的修订标记、版本和墨迹注释 诸如修订中的修订标记、批注、墨迹注释或版本等项目;

文档属性和个人信息 包括关于文档的详细信息(例如作者、主题和标题、最近保存的人员、创建日期;

页眉、页脚和水印 Word 文档可能在页眉和页脚中包含信息。如:水印;

隐藏文字 Word 文档可以包含设置为隐藏文字格式的文本;

自定义 XML 数据 文档可能包含在文档本身中不可见的自定义 XML 数据。

3.限制对文件中的内容的权限

如果文档内容涉及到保密要求,建议用限制权限的方式,用密码保护的方式一旦密码泄漏,无法控制文档的传播,另外,时间长了或许连密码都忘了。

限制权限是通过微软免费提供的 信息权限管理 (IRM) 服务来是实现的,需要联网进行验证,通过邮件地址来限制访问。首次开通需要联网获取凭证,用你的msn帐号就可以。

  • 读取 具有“读取”权限的用户可以读取文档、工作簿或演示文稿,但不具有编辑、打印或复制权限。
  • 更改 具有“更改”权限的用户可以读取、编辑和保存对文档、工作簿或演示文稿的更改,但不具有打印权限。

以上提到的是基于Word文档的分享需要注意的地方,采用Word文档的目的还是便于双方的修改,如果只是给对方查看和注释,输出成PDF或XPS会更安全方便。