“库”酷的查找管理文件

本着看见好的资源绝不放过的精神,几年下来,电脑里的东西越来越多,加之没有个清理的好习惯,结果,找东西越来越困难,有时候会忘记文档放哪里了,有时候即使知道在哪个文件夹下也还需要浏览无数个文件才能找到。开始用Windows 7系统,才改变查找文档的习惯,常用的就是两个办法。

  • Windows 7跳转列表[1. Jump List。系统将那些经常用、经常打开的文件还有文件夹以及链接都用跳转列表的方式放在易于访问的位置,只需单击几次鼠标而不同以前双击便可访问最近使用过的文档。]。跳转列表在两个地方出现:一个是在开始菜单中,将鼠标移动到某个应用程序上,跳转列表就会出现;另一个是在任务栏上右键点击应用程序的图标。常用程序都支持快速跳转列表功能,如浏览器,Office,Windows Media Player等。所以我也常常打开浏览器的快速跳转列表就很快找到自己经常访问的网站了。
  • Windows 搜索。主要是查找文件、电子邮件或应用程序。单击“开始”按钮,在“开始”菜单底部的搜索框中输入所需文件名称中的一个文字或几个字母,便会获得包含该文字或字母的搜索结果。

但有时候还是觉得不够快捷。直到在帮助中了解了“库”[2. Libraries。Windows7操作系统推出的文件管理新结构。默认提供了四个独立的库:文档、音乐、图片和视频,打开我的电脑就能看到。]。一直以为Windows 7中底部任务栏中那个是“文件夹”图标,所以不理解,为什么资源管理器用个文件夹图标,也不理解打开资源管理器为什么总是跳出库。其实,“库”就相当于一个特别的文件夹,可以将电脑上所有特定类型的文件集中在一个窗口中显示,只不过存储位置仍然没变。库是个很酷的功能。

便捷地访问使用频率高的几个文件夹

工作中常常会有些文件夹是经常要用的,但因为喜欢桌面干净,所以自从用Windows 7的库来固定“常用文件夹”,就放弃了桌面快捷方式的办法。操作方法:直接将文件夹拖拽至任务栏的“库”图标上。拖拽时系统弹出“附到Windows资源管理器”提示,松开鼠标后文件夹便被“固定”到了菜单顶端。这种方法即使放更多的文件夹也不显得乱,而且随手可用,不会被其他窗口遮挡。

快速地找到所要查找的文档

在每个库中,都提供排列方式菜单,不同类型的库,提供的菜单也不一样,文档库中有作者、修改日期、标记、类型、名称几大选项。有时候我需要找到自己撰写的或者某个特定人物发送来的文件,就很方便了,只不过需要设置了作者信息。操作方法:设置文档属性如:在Word中点击Office按钮——Word选项——常用——对Microsoft Office进行个性化设置——填写用户名。再打开文档库,找到导航处的排列方式下拉菜单,选择作者即可排序了。

对类似内容进行分组并预览

有时候下载或者接收如果不指定存放位置,因为工具不同,每个程序都会建立自己的默认文件夹,所以各个类型的文件都混在一起。以往要打开几个文档时需要打开 D盘、E盘中的多个文件夹窗口,而在库中,所有存放文档的文件夹我们都可以在一个库中进行拖放管理 。操作方法:打开文档库后,会提示还包括2个位置,这是默认的两个有文档的位置,点击链接,可以添加所有含有文档的文件夹到库,最多50个文件夹。当显示所有的同类型文件后,使用“预览窗格”可以不用打开程序,比如exce,l就能查看文档内容是否是自己想要的文件。可以在底部看到相关详细信息,作者,日期等,用鼠标拖拉可改变下方区域的大小,还可以呈现出更为详细的信息。

批量删除文件

通过库里的搜索功能,搜索指定的文件然后可以批量删除。操作方法:进入文档库后,点击右上角的搜索框,这里会显示搜索筛选器[3. 不同类型库的默认筛选器在内容上与排列方式的选项是完全一致的],可以自定义自己的搜索条件来进行筛选了。