Mac应用日志–我的数据管理(1. 逻辑和原则)

1. 逻辑和原则

与其说是文档管理,还不如理解成个人使用计算机和周边数码产品的习惯,分解成具象的东西就是一堆应用软件和“数据”,那些围绕在我工作生活周围的各种“数据”:“My document”或“文稿”文件夹下的文档、Safari中的阅读列表、iPhoto中的照片、“Read it Later”列表、Time Capsule中保存的备份、网盘里的共享…

对个人数据的管理需求,推动着对软件的需求,首先是我想怎样,然后不停的找寻合适的应用软件和工具,在经历了由多到少的过程以后,最后常用的反而没有几个,因为数据的变迁成本越往后越大,习惯一旦养成改变的动力越来越小。

因为各自工作环境的不一样,实际上每个人的文档管理模式是不同的,所以这里谈到的文档管理思路更多的是贴合我自己的工作氛围来展开的,供参考。

在经历过系统平台迁移以及几次全新的系统安装以后,对文档和数据管理的思路更倾向于多利用系统本身来构建,第三方的应用作为松散聚合和连接来使用,基本原则上,我把文档按照工作紧密度和相关性分成3个部分:当前、备档和同步,再按数据聚合原则,存储在固定的几个文件夹或者利用少数的几个软件来集中管理文档。当前的数据保存在计算机上,每隔一段时间把那些近期用不到的文档“归置”到文档管理的软件当中(按季度或年份来分切来划分数据库文件),大时间周期上单独备份数据库文件到移动硬盘,最后利用云端网盘来解决多终端之间的近期数据共享,基于以上的描述,数据的流向可以归纳为:文件夹(本地)–文档库(本地)–库文件备份(移动硬盘)

上述谈到文档管理的3原则是基础,其中按时间周期切分来控制文档数据库大小的方式即时一种技巧也是一种科学的方法,当然如果本地硬盘空间足够大,时间周期越长检索起来越方便,通常我把照片库按年度来分切,但是文档库只按文档属性来划分,因为前者实在是太占地方了。

说完了基本原则,接下来按照数据产生的生命周期来说说具体涉及到的软件和技巧。文档的产生有2条基本线路,一个是拿来的一个是创作的,两者之间也可以是相互交织的过程。

  • 浏览–收集–加工–存储–搜索
  • 创作–存储–同步–搜索

上面的线路很像是GTD时间管理的原则:收集、处理、管理、执行、回顾,其实谈到规划和自我管理,基本上都秉承着相通的脉络,在认知的过程中不断的循环渐进来实现自我的提升。文档和数据管理是一个持续和不断累积的过程,也只有养成良好的习惯和进行自我约束,才不至于让积累变成“堆积”。另一方面,随着时间的推移,数据会越来越多,种类也会越来越繁杂,只有保持一个清晰的思路和逻辑才能从容应对,不迷失在各种功能强大的软件工具之中,也不会被海量的数据所淹没。

至于那些数据有存储“价值”,这不仅是一个判断的问题,还包含对数据取舍的心态,磁盘容量比以前大了很多为什么存储的焦虑不减反增?

并不是重要的东西真的增加了多少,而是“占有欲”作祟,思考如何放弃反而能解放自己和硬盘。把“有用”的时间度缩小对应到当下,“存”以致用、做好减法和自我管理或许才是真正的数据管理之道。