Mac应用日志–我的数据管理(2. 浏览和收集)

2. 浏览和收集

网页的浏览和收集

网络是平时信息来源的主要途径,浏览器、RSS阅读器以及微博等软件则是我们处理网络信息的窗口,为了从这些窗口中“撷取”和保留我们认为有价值的信息,基本做法有:利用扩展插件“一键保存”,或者通过软件中的服务接口保存到第三方应用,当然还有最基础的复制、另存为或者打印成pdf文件。

Safari

本着尽可能少用第三方软件的原则,浏览器使用的是Mac自带的Safari,Safari自带阅读列表和阅读器(阅读模式切换)功能,遇到合适的文章直接⌂⌘D就可以添加到阅读列表。

Safari的阅读列表通过iCloud是可以跨设备共享的,在iPad和iPhone上都可以互相访问,在阅读效果上如果还有进一步的要求,可以选择readability作为阅读工具,在不同的终端上安装readability应用就能获得高质量的浏览效果,基于Safari浏览器,readability 提供了两种网页收藏的解决方式,一种是安装插件一种是直接拖拽Bookmarklets书签到书签栏,我选择的是后者,简单方便。

大多数网页看一看就可以了,都属于“稍候阅读”范畴,可以充分利用移动终端在零碎的时间里完成,在公交车或地铁上用iPhone、iPad来阅读消化。如果觉得有收集价值,可以“进一步”保存下来,这里可以选择Evernote或DEVONthink Pro这两款软件来实现。Evernote保存的版式效果更好,免费帐户每个月有60MB的流量限制,基本使用是没有问题的,而且Evernote已经被广泛的其他应用所支持,很方便的就可以在其他软件和不同终端中将内容保存到Evernote。DEVONthink Pro虽然也支持Safari,不过采集的内容版式较差,优势则是不受流量的限制,个人更倾向于使用前者,把Evernote定位于网页采集数据的存储中心,而DEVONthink Pro作为其他文档的存储中心。

选择Evernote和DEVONthink Pro作为网页采集的存储软件,还有一个原因就是,两者都符合资源集中原则包含易用的文档管理结构,可以通过标签、笔记本分类和搜索快速检索到内容。在数据安全上Evernote(付费的高级帐户支持离线)都保存在Evernote服务器(依赖网络畅通),通过帐号随时都可以在终端上访问。DEVONthink Pro是以单个数据库文件的方式保存在本地,可以离线使用。

当然除了利用浏览器的阅读列表、扩展插件这些方式以外,还有一个最传统的保存网页的方式,就是“存储为”Web归档格式的文件,保存到本地的指定文件夹。操作上虽然不如插件一键保存方便,胜在“绿色环保”。

RSS阅读

RSS阅读器方面,自从Google reader停摆之后原来表现优良的Reeder for Mac一直没有更新,不过可以选择ReadKit,支持Feedly、Instapaper、Readability,也能很方便的将喜欢的文章保存到Evernote或者Safari 的阅读列表。

如果Reeder for Mac随后更新支持Feedly,个人还是倾向于使用Reeder来集中管理RSS和Readability中的文章,既有Reeder支持多终端的原因,也因为希望围绕网络内容搜集和整理的软件尽可能的少,便于集中和管理。

iOS终端上依旧可以选择Reeder来作为RSS阅读器,同样有价值的文章都通过Evernote进行集中。

复制并保存

从内容搜集手段上有必要单独说一说“复制并保存”,针对网页内容、微博、阅读器、pdf中的具体内容等等,复制其中的某个部分并保存这样的操作非常频繁,不同于整篇的文章或网页,有时候需要的就是一个段落或者一句话。

遇到这种情况,PopClip for Mac是个非常好的助手,通过添加PopClip的扩展插件,可以很容易的复制内容到“Evernote”、“DEVONthink”或者“备忘录”,实现和这些软件之间的连接。

不管是在RSS中还是在Safari扩展中,搜集文章保存到Evernote的时候,建议在添加文章的同时为每篇文章加入关键词标签来进行标注,这对后期回顾和检索很有帮助

文档资料的收集和管理

Mac 系统中原生环境下的文档管理主要是依靠Finder来完成了,OS X升级到Mavericks 10.9以后,Finder中还新增了标记功能,使得文档的管理又多了一个维度。不管是从网上下载的或者是自己利用应用软件创作的,本地文档的管理主要围绕文件夹和标记来展开,利用Spotlight或者Alfred来搜索和定位,形成文件夹-文件-标记3个管理维度。

文件夹

按工作相关性来划分,有资料属性的文档和素材,还有一部分则是娱乐属性的mp3、视频等等,mp3和视频都可以按“短周期”来处理,近期要听和看的放在本机,有保存价值的保存到移动硬盘以便节省本地空间资源。这里我们重点来谈与工作相关的资料属性的文档的管理和保存。

按照文档集中处理原则,本地的文件尽可能都保存到固定的几个文件夹当中,这有助于备份、数据恢复和整理,主要涉及到“桌面”、“文稿”和“下载”文件夹,通常在Time Machine的备份设定中,“下载”文件夹因为其临时性和经常变动被我设置为“从备份中排除”,作为一个临时文件夹来收集由网络下载的文件。

文件夹内的命名上尽可能不设更多的文件夹层级,采用粗线条的大类划分模式,文件夹的命名回答的是“都是些什么文件(What)”,例如:待归档、个人文档、参考资料,为减少层级根目录中直接放与工作相关的文档。“桌面”上放提醒自己需要最近处理的文档,“文稿”中放有保存价值的文件,“下载”中放临时文件,另外通过文件夹替身建立有用和临时文件夹之间的通道,具体的如下面的列表所示。

  • 桌面

    将要处理的文档或其替身丢到桌面上(TODO)

  • 文稿

    待归档

    其他

    个人文档

    参考资料

    .根目录放置工作文档和DEVONthink数据库文件

  • 下载(从Time Machine备份中排除)

    工作文档替身(指向“文稿”文件夹根目录)

    娱乐替身(指向移动硬盘)

    电子书替身(指向移动硬盘)

    .根目录放置临时文件

文件夹之间倒腾文件的效率问题,拖动文件夹到Finder的边栏上可以创建快捷的访问,文件夹之间也可以用文件夹替身的方式实现文件的快速访问

Finder中按住Command键点击文件夹可以创建新的标签页

智能文件夹,可以按创建时间、文件名后缀、文件属性等多种方式自动检索显示文件

安装一个第三方的小软件“Yoink”,可以拖拽文件到桌面的Yoink托盘,实现在不同屏幕和软件之间的文件交换

标记

文件夹是相对静态的分类方式,标记则更倾向于作为动态分类来使用。标记可以灵活的实现多维度的文档定位,即可以在文档中使用一个也可以使用多个。

在使用习惯上我用标记做2个方向上的标识,“重要性”和“当下项目”。按颜色来决定处理的优先级别并在完成后消除标记,而“项目”类的“无颜色”标记在项目完成后可以直接删除掉,减少视觉干扰,例如:“Mac字体修改”、“阅读清单”等等。为了不干扰彩色标记的使用,Finder的设置中,“项目”类标记的文档一般不显示在Finder边栏。

另外利用Finder的按标记分组功能,可以有序的展示出优先级渐进的各个文档。

标记和关键词的作用不要混淆,如果希望通过关键词搜索到某个文件或文件夹,可以把关键词写在“显示简介(⌘I)”的“注释”中。

文件和文件注释

早期使用电脑的时候习惯按文件的属性进行分类,把Doc放在一个地方,把Pdf放在另一个地方,后来才意识到这是个很不科学的方法,割裂了工作流中不同格式的文件之间的联系,找起来和备份都很不方便。其实不管是Windows还是Mac,都提供了很强大的文件检索功能,文件应该依据工作流存在各自环境中,系统能很方便的检索到。

Mac软件在文件保存上有两种方式,一种是直接保存在iCloud或类似的云端上,一种是保存到本地(尽可能都集中指向到“文稿”文件夹)。保存到云端的好处是可以跨终端进行同步和编辑,但是不足的地方是本地搜索检索不到,而且对网络的依赖程度太高,所以除了异地编辑的需要,文档还是保存在本地更好一些,易于检索和备份。而为了移动办公的需要,那些“进行时”的部分文档可以保存在“云端”,一旦完成还是要保存到本地。这样更符合数据集中原则,避免在未来某个时刻到多个地方搜索和查找文件,毕竟每个应用软件的“云”是独立的,这会导致文件存储的零散。

每个文件自身可以通过Command+I,显示简介从而补充更详细的“注释”,这对于定位文件来说也非常实用和有效。在Spotlight中输入注释中包含的一个或多个关键词可以方便的定位到具体问题。

图片是相对特殊的文件,用iPhoto这样的软件来组织会更方便,iPhoto同样是采用“库”文件的方式管理图片(图片库保存在用户的图片文件夹下),为了便于管理和检索,可以采用不同的“库”来保存不同目的的图片,例如:照片、素材、原型稿等等。另外为了控制库的大小,在库的切分中可以采用时间段来人工切分库,如:“照片2008-2013”、“原型稿2013”。通过菜单项“文件”- “切换到图库”在不同的图片库之间切换。数据安全上,除了Time Machine的自动备份以外,切分出来的年度历史数据定期独立保存到移动硬盘。

Pdf文件也是相对特殊的文件,除了基本的存储,更重要的是“阅读”和做“笔记”,如果只是阅读和做笔记,不涉及到写论文需要的参考引用,有DEVONthink Pro和系统的“预览”程序都能满足要求,如果不仅要做笔记,还要在文档写作中进行参考引用,就需要安装单独的Papers来实现。Papers和DEVONthink Pro都是付费软件,建议从其官网下载试用后再决定是否购买。

在iPad上阅读pdf文件,阅读器可以选择“多看阅读”,如果涉及到更多的笔记推荐使用“Goodreader”。多看阅读除了支持pdf自动分屏以外,通过其云端网盘可以方便的在多终端上浏览,而Goodreader不仅有丰富的标注工具,甚至可以直接访问网盘或Time Cpsule硬盘中的文档,不用为文件存储在那里而纠结。

Mac中通过Finder创建智能文件夹来方便的按创建时间、文件属性来自动检索和分类文件,用来集中显示pdf、epub、doc文件很方便。

打印成pdf文件可以用来作为各个不同软件中有价值内容的通用搜集方式

选中文件按空格直接预览文件是Mac中一个非常方便的特色,支持绝大多数的文件格式

Mac自带的预览可以用来拼合多个pdf或图片,只要拖拽到其中即可。